Privacy

After Maïs is een evenement van Wietoe vzw, ondernemingsnummer 1013.877.553, Kleinrees 30, 2460 Kasterlee, België. Wietoe vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via aftermais.be. Voor privacyvragen: info@wietoe.com.

Welke gegevens gebruiken we?

Via het contactformulier ontvangen we je naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer en bericht. We gebruiken die gegevens om je vraag te beantwoorden en op te volgen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om bereikbaar te zijn; voor een concrete aanvraag over een dienst kunnen ook voorbereidende stappen op jouw verzoek van toepassing zijn.

Bij een busaanmelding verwerken we de ingevulde contact- en verenigingsgegevens, het aantal deelnemers en de praktische aankomstinformatie. Dat dient om de busontvangst te organiseren en je hierover te informeren, op basis van je aanvraag en ons gerechtvaardigd belang bij een vlot evenement. Verplichte velden zijn nodig om de aanvraag te behandelen. Vermeld geen gevoelige gegevens die we niet nodig hebben.

Formulierinzendingen worden in WordPress opgeslagen en per e-mail verwerkt. Busaanmeldingen worden daarnaast via GSheetConnector naar een Google Sheet voor de organisatie gestuurd. Een bevestigingsmail over je aanvraag is geen nieuwsbriefinschrijving.

Voor de werking en beveiliging kunnen technische gegevens zoals IP-adres, tijdstip en opgevraagde pagina in server- en beveiligingslogs terechtkomen. Google Analytics gebruiken we alleen na toestemming voor statistieken. De Spotify-speler op de website wordt alleen geladen na toestemming voor externe media. Meer uitleg vind je bij Cookies.

Wie kan gegevens ontvangen?

Bevoegde organisatiemedewerkers en technische dienstverleners krijgen toegang voor zover dat nodig is voor hun taak. De website staat bij Easyhost. Voor formulierverwerking gebruiken we WordPress/Elementor, e-mail en voor de busadministratie Google Sheets. Tickets worden via EventSquare verkocht; in de ticketshop vind je informatie over de gegevensverwerking bij je bestelling. Volg je een gewone link naar sociale media, dan verlaat je onze website en geldt ook het beleid van die dienst.

Google en Spotify kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Welke landen en doorgiftewaarborgen gelden, hangt af van de dienst en de toepasselijke afspraken. Je kunt hierover informatie vragen via info@wietoe.com. Zie ook het privacybeleid van Google en het privacybeleid van Spotify.

Hoelang bewaren we gegevens?

Contactvragen: tot 12 maanden na afhandeling.
Busaanmeldingen: tot 3 maanden na het betreffende evenement.
Een noodzakelijke uitzondering geldt bij een wettelijke bewaarplicht of een lopend geschil. We beperken de gegevens dan tot wat daarvoor nodig is.

Deze termijnen gelden ook voor werkkopieën in e-mail en Google Sheets. Tijdelijke back-ups kunnen gegevens nog bevatten tot ze volgens de back-upcyclus worden overschreven; ze zijn niet bestemd voor dagelijks gebruik. Technische logs worden beperkt tot wat nodig is voor beveiliging en foutonderzoek. Cookiebewaartermijnen staan op de cookiepagina.

Foto’s en video

Op de website en onze sociale kanalen verschijnen sfeerbeelden van After Maïs. Aanwezigheid op het evenement betekent geen onbeperkte toestemming voor ieder gebruik van je afbeelding. Heb je een vraag of bezwaar over een herkenbaar beeld? Mail de link of een omschrijving naar info@wietoe.com, zodat we dit kunnen beoordelen.

Jouw rechten

Je kunt inzage, correctie, verwijdering of beperking vragen. Afhankelijk van de grondslag heb je recht op overdraagbaarheid en kun je bezwaar maken. Toestemming kun je weer intrekken; eerdere rechtmatige verwerking blijft daarmee niet ongedaan gemaakt. Mail naar info@wietoe.com. Alleen bij redelijke twijfel vragen we aanvullende identificatie, beperkt tot wat nodig is.

We behandelen je verzoek in beginsel binnen één maand. Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. We passen deze verklaring aan wanneer onze verwerking verandert.